يعد تجهيز المستندات أمرًا متعبًا، لكنه ضروري جدًا للمعاملات التجارية. سواء كان الأمر يتعلق ببيع منتج أو شراء أو شحن حتى لو كان هناك مستند واحد مفقود أو كانت المعلومات غير صحيحة، فقد تجد الأطراف المعنية نفسها في ورطة كبيرة. وبالحديث عن الشحن لا يُسمح للبضائع أو السلع بالدخول أو الخروج من بلد معين إلا إذا كانت مصحوبة بمجموعة معتمدة من الوثائق اللازمة. فيما يلي قائمة بأهم المستندات المطلوبة للشحن الدولي من أجل إتمام معاملة سلسة للبضائع.
٨ مستندات مهمة يجب الموافقة عليها قبل الشحن
- بوليصة الشحن:
هذا هو المستند الأكثر أهمية لجميع المشاركين في شحنة معينة وجميع المصدرين والمستوردين. من أجل استلام البضائع دون أي متاعب يجب على المصدّر مشاركة بوليصة الشحن مع المستورد. وهي بمثابة الدليل الأساسي لملكية البضائع التي يتم شحنها في الحاوية. بمجرد وصول الشحنة إلى وجهتها يجب تقديم سند الشحن إلى السلطات المعنية.
- شهادة المنشأ
يُعرف أيضًا باسم COO وهو دليل على إنتاج سلعة ما في بلد معين. يتم إعداد هذا المستند المحدد من قبل الشركة المصنعة أو المصدّر، ويجب أن يكون مصدقاً من قبل سلطة حكومية. يمكن استخدام نفس الشهادة للنقل البري أو المائي أو الجوي للبضائع. هناك أيضاً شهادات خاصة بكل بلد، يجب تأكيدها من قبل السلطات المعنية.
- رخصة الاستيراد:
وهي وثيقة قانونية، يتم إصدارها وتصديقها من قبل الحكومة المعنية. يشترط على المصدّرين أو المستوردين الحصول على ترخيص لشحن المواد بكميات معينة. هناك بعض الدول التي لا تطلب هذه الوثيقة إلا بشروط محددة على الرغم من أنها شرط ضروري في دول مثل قطر.
- خطاب الاعتماد المستندي
خطاب الاعتماد أو خطاب الاعتماد، هو الأداة الأكثر استخدامًا للتحكم في الواردات والصادرات. بعد الحصول على خطاب الاعتماد يجب على المورد تقديم شهادة المنشأ وشهادة من وكالة الشحن تفيد بأن المركبة التي تحمل الشحنة مسموح لها بدخول أراضيها.
- الإقرار الجمركي:
يتعين على أي شخص يرغب في شحن البضائع، أن يكون مسجلاً لدى الجمارك ويمتلك رمز استيراد أو تصدير جمركي ساري المفعول. وبهذه الطريقة يحصل الشخص أو الشركة على السلطة القانونية للانغماس في أنشطة التصدير أو الاستيراد. يجب التحقق من المواد التي يمكن تصديرها أو استيرادها مع السلطات المعنية. ويُعد التخليص الجمركي إجراءً سلسًا بشرط أن يكون كل شيء واضحًا من جانبك.
- قائمة التعبئة
يجب أن تكون هناك قائمة تعبئة مفصلة مع الشحنة توضح نوع البضائع التي تحملها الشحنة وكمية البضائع واستخدام البضائع والوزن الإجمالي للبضائع. يتم ذلك من أجل الحصول على فكرة عما يتم شحنه إلى داخل البلاد أو خارجها ومراقبة كل شيء وتحدد القائمة أيضاً ما إذا كانت هناك أي علامات محددة على الطرود وما إذا كانت هناك أي تعليمات خاصة لضمان التسليم الآمن للبضائع إلى وجهتها النهائية.
- الفاتورة المبدئية للفاتورة:
تُعد هذه الفاتورة بمثابة فاتورة بيع أولية، يتم إرسالها إلى الشاحن قبل شحن البضاعة وتكون بمثابة التزام رسمي بشحن البضاعة في تاريخ ووقت محددين. يحصل الشخص على الفاتورة الأولية بعد الانتهاء من عملية الحجز وطلب خدمة الشحن. تُعد هذه الفاتورة أيضًا جزءًا لا يتجزأ من التخليص الجمركي وسيتم احتساب الجمارك بناءً على هذه الوثيقة. الفاتورة مهمة في جميع أنواع الشحنات بما في ذلك النقل المائي.
- استمارة البضائع الخطرة:
إذا كانت شحنتك تحمل شيئًا خطيرًا فمن واجبك إبلاغ جميع السلطات المعنية، ويجب عليك تضمين نموذج البضائع الخطرة المناسب مع شحنتك. يمكن أن يكون شحن البضائع الخطرة مهمة صعبة لذلك يجب أن يكون الأشخاص الذين يتعاملون مع مثل هذه الشحنات على دراية بالمخاطر التي تنطوي عليها.
لماذا تختار Travelite
لن تساعدك Travelite في حل جميع الاستفسارات المتعلقة بالوثائق والموافقة عليها فحسب، بل ستساعدك أيضاً في الحصول على موافقة السلطات المختصة. يجب على المرء أن يختار Travelite للحصول على تجربة خالية من الإجهاد والمتاعب أثناء شحن سلعته.
يجب أن يوضع في الاعتبار أنه إذا كانت الأوراق غير مكتملة أو كانت بعض المستندات مفقودة، فلن يتمكن المصدرون والمستوردون من تسليم البضائع أو استلامها. هناك أيضًا احتمال أن يضطروا إلى دفع غرامة، أو قد ينتهي بهم الأمر إلى انتكاسة لمصداقيتهم. ومع ذلك، إذا اخترت Travelite كوكالة شحن، فلن تقلق بشأن أي من هذه العوائق غير الضرورية في شحنتك. لذا، استفسر جيداً واختر بحكمة.
